Vana juhatus ja puuduv dokumentatsioon

[Kytt]

Võtsin täna üle vanalt juhatuselt "kõik", mis tal anda oli.
Viimased lepingud pärinevad aastast 2006... Puuduvad kõik teenuste lepingud (Eesti Energia, Tallinna Vesi, Fortum jne jne. Ma ei saa isegi aru, mille alusel raamatupidaja oma teenuseid osutab...) Kõik paberid on segamini, sisaldades suuremalt jaolt mõttetut pahna (hinnapakkumised, 5-aasta tagune kirjavahetus jne). Ühesõnaga, ei ole raamatupidamise algdokumente, ei ole aru saada, kes on tarnijad ning mille alusel käib maksmine. Võibolla on raamatupidaja käes, kuid see ei võta telefoni mitmendat päeva.

Kas juhatus üldse vastutab KÜ dokumentatsiooni säilitamise eest või saab iga lahkuv juhatuse liige kogu paberimajanduse lihtsalt ahju lükata? Reaalselt ei saa ju midagi nõuda neilt? Kas seadusandlus reaalseid karistusi ka ette näeb kui mul pole uuele juhatusele lõpuks midagi üle anda. Juhtus, noh. Kass näris ja rotid sõid, noh. Mis edasi?

[Kuuse]

Tuleb hakata nullist pihta. Muidugi raamatupidajaga kokku saada, ühendust saada, varuda kannatust. Kas temaga üldse on leping? Millised dokumendid on tema käes, kas lepingud, raamatupidamise alg- ja koonddokumendid jne. Kas majandusaasta aruanne on kantud registrisse ja allkirjastatud. Kui lepingud on aastast 2006, siis võivad nad olla ka tähtajatu kehtivusega. Kõik tuleb leht lehelt üle vaadata. Koostada lepingute nimekiri. Ja siis kaardistada tegevus. Koostada dokumentide loetelu. Arhivaalide loetelu, mille põhjal saab üle 5 aasta kirjavahetuse hävitada aktiga jne. Asutamisdokumendid saab teabenõudega kohtu registriosakonnast. Liikmete loetelu väljatrükk kinnistusraamatust. Ja saab ka ukselt uksele käia, tutvuda liikmetega. Neid firmasid, kes arveid raamatupidajale saadavad, kui lepinguid ei ole, teha uued lepingud, niikuinii peab teavitama, et andmed muutusid.

[Kuuse]

Kui on abi vaja, olen nõus nõustama. Kuna olen kolmas isik, siis peaks minuga sõlmitama leping, et aitan dokumendihalduses ja mul on konfidentsiaalsuskohustus. Leping tasuga 0.eurot.

[Kytt]

Panin sulle PM sõnumi

[tull6]

Juhatus vastatab täiega dokumentide eest. RMP dokumentide säilitamise tähtaeg on seaduse (Raamatupidamiseseadus) järgi 7 aastat. Soovitus ; teha avaldus KÜ-endisele juhatusele (soovitus allkirja vastu üle anda), et vastutus algab juhatuse liikmeks (rik. ee) registreerimise hetkest.

[Kuuse]

See on õige soovitus.
Aga...
Peame saama aru asjadest, millele on mõtet aega raisata. Kui tahame asjaga edasi minna, siis tuleb ise nullist alustada.
Ja miks revident pole asja uurinud. Kui revidenti pole olnud siis on vajalik kutsuda revisjon kohale ja uurida vana tegevuse juhatust õiguslikul alusel ja kui nähtuvad rikkumised siis kohtusse.

[Kytt]

Küsimus oligi, et mis rikkumine see paberite kaotamine ikka on - otsest kahju pole ju tekitatud... Peaasi, et kontol pole võimalik tuvastada katastroofilisi raha kantimisi jne. Muu on juba köömes. Aga reaalsus on siiski see, et paberite korrashoid on ainult hea tahte avaldus, ei muud.